制订计划

你要做的不仅仅是设置待办事项清单。任务必须以正确的方式注明，并且你查看列表的方式必须有效遵循某些模式。其中一种模式就是LEAD系统，“LEAD”一词代表着如下四个单词的首字母：

■列出（list）活动，这必须全面地完成，以注释的形式才不会让列表变得难以管理；

■估计（estimate）每个项目需要多长时间，尽可能估计准确；

■容许（allow）应急时间，因为事情有可能花费比你的最佳估计更长的时间，也要预留时间用于常规任务，正在进行的事情也可能逐步变成常规任务；

■确定（decide）优先级，这是一个关键点，对于任何人的时间管理，这都是最重要的方面之一。

浏览计划，尽可能每天全面审查一次。（当我在办公室时，我喜欢在每天工作结束时这样做，根据白天发生的事情进行补充和更新，然后在第二天一早对邮件/电子邮件进行快速审核。但重要的是，你要找出适合你自己的方法。）

这个过程应该成为一项日常工作，其他的必要行动则取决于你日常工作的模式。每天临时出现的事项可以考虑当时就添加到列表中，也可以暂时搁置等下一次回顾时一起加入计划。我发现无处不在的黄色便笺非常有用（像3M的即时贴）——不知道这些东西出现之前我们是怎么工作的呢？便笺可以用来做简要说明，暂时附加到你的规划表中，之后永久并入计划中。

定期回顾和记录是时间管理的核心。专属系统有特定的设置，可以依据不同的标题划分任务；即便专属系统有助于实现好的结果，很多人还是发现使用自己的简单系统更为合适。用以空格或颜色——或者两者结合使用——区分的纸张来列举待办事项，可使其更易于遵循。如果待办事项都被可靠地列出来并认真回顾审查，那么重要事项无疑就会得到重视，不会有任何遗漏。